Concur Travelとは？機能・導入メリットなど徹底解説
今回は、世界150カ国でおよそ51,000社、日本国内で1,755社以上の企業グループに利用されるクラウドシステム『SAP Concur』の中でも、出張管理サービス『Concur Travel』にフォーカスし、機能と特徴、導入のメリットについて詳しく解説します。
Concur Travelとは？
『Concur Travel』とは、株式会社コンカーが提供する出張管理クラウドサービスのこと。出張申請からホテルや航空券の予約、スケジュール管理、出張にまつわる手続きの一元管理を実現します。
ガバナンス強化が企業にとって重要な課題の一つとして強く意識されるようになったこと、テレワークやオンライン会議の普及によって「出張の効率」が見直されるようになったことなどを背景に、効率的で適正な出張とその管理を行うべく、さまざまな企業に利用されています。
Concur Travelの機能
『Concur Travel』の主な機能と特徴を詳しくご紹介します。
1.便利な検索・予約機能
2.予約の最適化機能
3.出張規定の自動チェック機能
4.ワークフロー連携機能
5.出張申請機能
6.予約管理機能
7.Eレシート機能
8.出張データの一元管理機能
1.便利な検索・予約機能
『Concur Travel』では、直感的に操作できる検索機能で航空機や日本国外のホテル・レンタカーの検討、予約が簡単に行えます。
事業者や料金、オプション、空席/空室状況、詳細情報、地図ビューなど、豊富な情報をもとに最適なものを選択できるほか、フィルター機能を活用すれば「自社が優先的に利用する航空会社のフライトを選ぶ」「自社が掲げるサステナビリティ指標を満たすプランを選ぶ」といった検討もしやすくなります。
2.予約の最適化機能
複数の予約・発券システムと連携し、『Concur Travel』での検索時に企業契約運賃やオンライン特別割引などが適用された航空会社、ホテル、レンタカーなどを優先的に表示。適切な料金での出張予約を後押しします。
3.出張規定の自動チェック機能
『Concur Travel』にあらかじめ自社の出張規定を設定しておけば、「規定に沿った予約がなされているか」のチェックを自動化することができます。
4.ワークフロー連携機能
『Concur Travel』では出張規定だけでなく、出張の申請・承認にまつわるワークフローについても設定できます。
5.出張申請機能
航空機やホテル、レンタカーなどを選択し出張情報や予定支出額などが具体化できたら、『Concur Travel』上で出張申請を行うことができます。
6.予約管理機能
出張スケジュールや予約内容を『Concur Travel』上で一元管理できるほか、この予約にまつわる遅延、変更などの情報も『Concur Travel』を通じてリアルタイムで確認できます。
7.Eレシート機能
経費精算・管理サービス『Concur Expense』と連携すると、航空会社やホテル、レンタカー会社などから送付された費用データや、スマートフォンで撮影したレシートの写真を使って、経費精算レポートを作成できます。
8.出張データの一元管理機能
『Concur Travel』では、出張データや支出データを取り込んで統合し、一つのダッシュボード上で管理・確認することが可能に。さらに分析・レポート機能『Concur Buisiness Intelligence』と連携すれば、例えば航空会社の利用状況などを分析・可視化し、コスト最適化のヒントを得ることもできます。
Concur Travelの導入メリット
『Concur Travel』を導入するメリットとして、次のような点が挙げられます。
1.出張の手配・管理が簡単に行える
2.ガバナンス強化に繋げられる
3.リスク管理が行える
4.出張にまつわる経費精算・管理が簡単に行える
5.コスト削減に繋げられる
1.出張の手配・管理が簡単に行える
直感的な操作の叶うシステムやモバイルアプリによって、チケットの手配や目視による出張規定のチェック、紙による出張申請・承認といった面倒な手続きをなくし、手配・申請・管理を簡単かつスムーズに行える点が、大きなメリットの一つです。出張者や管理者の負担を軽減し、時間やコストの節約をサポートします。
2.ガバナンス強化に繋げられる
出張規定の自動チェック機能によって規定に即した手配がしやすく、また違反にも気がつきやすくなること、出張申請のプロセスや出張にまつわるコストを見える化できることから、透明性の高い出張管理が可能に。ミスや不正を防ぎ、ガバナンスの強化に繋げられます。
3.リスク管理が行える
特に海外出張の場合、現地で不測の事態が起こることも。管理者が『Concur Travel』上で出張のスケジュールを正しく把握しておくこと、さらに出張者の所在地を都度確認して世界中のリスク情報と照らし合わせ、出張者が被害にあっている可能性を把握することが、迅速な安否確認を行う助けになり得ます。
4.出張にまつわる経費精算・管理が簡単に行える
モバイルアプリとEレシート機能を活用すれば、手動で経費データを入力する手間をかけずに、出張先からでも簡単に経費申請を行うことができます。
また紙の領収書と経費申請書の照合を行う手間も削減できることから、経理担当者の業務負荷も軽減され、出張者への立替金の払い戻しがスムーズになることも期待できます。
5.コスト削減に繋げられる
予約の最適化機能によって適切な料金での出張手配ができる上、分析・レポート機能『Concur Buisiness Intelligence』の活用によって出張にまつわる支出データを詳細に分析・可視化し、一件一件の出張申請では気がつかなかったコストのムダを明らかにすることも可能に。コスト削減を後押しします。
まとめ
『Concur Travel』とは、出張申請からホテルや航空券の予約、スケジュール管理、経費精算などまで、出張にまつわる手続きの一元管理を実現するサービスのこと。出張の手配・管理や経費管理の効率化はもちろんのこと、コスト削減やガバナンス強化、リスク管理にも効果を発揮するとして、さまざまな企業が導入を進めています。
「出張の手配にかかる手間と時間を削減したい」
「出張者の、出張規定に対する理解度が低くて困っている」
「世界情勢を見て、出張時のリスク管理を強化したい」
といった課題をお持ちのお客様は、ぜひ『Concur Travel』の活用を検討されてみてはいかがでしょうか。
