デジタルアダプションとは？重要性やメリットについて解説
企業のDX推進に向けた取り組みが加速する中、注目を集めているのがデジタルアダプションです。デジタルアダプションとは、導入したシステムやソフトウェアが企業内で定着している状態を指し、DXやペーパーレス化を進める上で、欠かせない考え方だといえるでしょう。
そして、このデジタルアダプションを推進するためのツールがデジタルアダプションプラットフォームです。ここでは、デジタルアダプションの概要と重要性のほか、デジタルアダプションプラットフォームを活用するメリットなどについても解説します。
デジタルアダプションとは？
デジタルアダプションとは、システムやソフトウェアといったデジタルツールを、意図されたとおりにユーザーが使いこなせる状態を示す言葉です。企業においては、導入したシステムが社内で定着している状態を指します。デジタルアダプションが進めば、会計システムや在庫管理システムなどのデジタルツールを、社内の誰もがスムーズに使いこなせるようになります。それによって、デジタルツールを活用した業務効率化や生産性向上、属人化の解消といった効果が期待できるのです。
このように、デジタルツールを社内の全員がスムーズに使える環境を整えることに加え、そのシステムを導入した本来の目的の達成や、効果創出が期待できる状態がデジタルアダプションです。
デジタルアダプションが求められる背景
近年、デジタルアダプションが求められている背景のひとつに、DXの実現が進んでいないことが挙げられます。DXは、システムやソフトウェアを導入するだけで実現できるものではありません。たとえ優れたデジタルツールを導入しても、「従業員のITリテラシーにバラつきがある」「操作方法の難易度によって本来目指していた効果が得られない」「新しいシステムを使いこなすための学習時間が確保できず、教育できる人材もいない」などの理由により、導入メリットが発揮されないケースはよくあります。
また、システム導入後、業務部門への問い合わせが増加し、業務負荷が発生してしまうことも少なくありません。このような状態ではせっかく導入したシステムが浸透せず、DXを実現することが難しくなってしまいます。
そこで、これらの課題を解決するため、単なるシステムの導入にとどまらない、利用促進・定着による業務の効率化が重視されるようになりました。
デジタルアダプションプラットフォームとは？
こうしたデジタルアダプションを推進するためのツールが「デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）」です。デジタルアダプションプラットフォームとは、ユーザーがシステムなどをスムーズに使いこなすための機能を持ったツールの総称です。
デジタルアダプションは、マニュアルを熟読し、試行錯誤しながら学習することでも実現可能かもしれません。しかし現実的には、業務の中で学習に割ける時間を確保できなかったり、従業員のITリテラシーによって理解度に違いがあったりして、企業や従業員個人の努力だけでは困難といえるでしょう。そのため、システムのスムーズな利用をサポートする、デジタルアダプションプラットフォームのニーズが高まっているのです。デジタルアダプションプラットフォームには、主に次のような機能があります。
＜デジタルアダプションプラットフォームの主な機能＞
・画面に沿った伴走型の操作ガイド
・対話型の操作ガイド
・業務のルールに沿ったデータの入力制御機能
・利用者のオンボーディング（業務開始までに必要な学習）の自動化
・システムの利用状況に関する分析
デジタルアダプションプラットフォームを導入するメリット
デジタルアダプションプラットフォームを導入するメリットには、コストの削減や業務の効率化などがあります。ここでは、デジタルアダプションプラットフォームを導入することで得られるメリットを紹介します。
システムを導入した本来の目的を果たせる
デジタルアダプションプラットフォームを導入することで、業務効率化や生産性向上、従業員満足度や顧客満足度の改善といったシステムを導入した本来の目的を果たせるというメリットがあります。せっかくシステムを導入しても、社内でうまく使いこなせない状況では、その効果を最大限発揮させることもできません。デジタルアダプションプラットフォームを導入することで、システムの操作に迷ったり、操作のために毎回マニュアルを確認したりといった無駄な作業時間の削減が可能です。導入したシステムをフルに活用できるようになり、本来の目的の達成につながります。
定着化までのコストが削減できる
デジタルアダプションプラットフォームを導入するメリットのひとつに、システムを理解し使いこなせるようになるまでのトレーニングコストが削減できることが挙げられます。通常、新しく導入したシステムを社内に定着させるには、マニュアルの作成や、外部から講師を招いての研修などを行うことが必要です。しかし、このような社内教育には多大な時間とコストがかかる上、従業員の理解度に差が出てしまうことも考えられます。「マニュアルを読んでもよくわからない」「1度だけの研修では理解できない」ということも起こりえるでしょう。デジタルアダプションプラットフォームを導入すれば、このような導入コストを最小限に抑えることが可能です。また、スムーズな定着によって疑問が発生しにくくなるため、業務部門への問い合わせ対応といった作業の省力化にもつながります。
業務の効率化が図れる
デジタルアダプションプラットフォームを導入することで、業務の効率化を図れるというメリットがあります。デジタルアダプションプラットフォームには、操作ガイド機能や、入力の自動制御機能などが備わっているため、システム操作のためのマニュアルを確認する時間や、ミスによって起こる修正や差し戻しなどの工数を軽減することが可能です。
また、デジタルアダプションプラットフォームには、システムの利用者がつまずきやすいポイントやどの機能が使われていないかといった利用状況に関する分析機能も備わっているため、システムの問題点を洗い出し、どのような改善が必要なのかを分析できます。
デジタルアダプションプラットフォームを選ぶ際のポイント
デジタルアダプションプラットフォームを導入しても、自社のニーズに合致しなければ、そのメリットを享受することができません。デジタルアダプションプラットフォームを選ぶ際のポイントを紹介します。
自社の目的に合っているか
デジタルアダプションプラットフォームの導入を検討する際には、自社の目的に合っているかを確認することがポイントです。「従業員の業務のサポートとして活用する」「利用者がストレスなくシステムを使えるように、改善点を見つける」といった目的を明確にし、その目的が達成できるかどうかを考えて選びましょう。
また、「複数のシステムに適用できるか」「Webシステムへの導入にあたってブラウザの制限はあるか」といったことを確認することも必要です。目的を明確化し、それに合ったデジタルアダプションプラットフォームを選ぶことで、導入後のミスマッチを防止できます。
サポート体制があるか
デジタルアダプションプラットフォームを導入する際には、機能に加えてサポート体制の確認も重要となります。たとえガイダンスなどが充実していても、デジタルアダプションプラットフォーム導入時にはどうしても不明点や疑問点が生じるものです。サポート体制が整っていなければ、せっかく導入しても機能しなくなってしまう可能性があります。そのような状況では、業務効率化を支援するデジタルアダプションプラットフォームのメリットを活かすことができません。
そのため、導入を検討する際は機能にばかり注目するのではなく、サポート体制の充実度にも目を向ける必要があります。疑問点をスムーズに解決できるように、チャットやメールなど状況に合わせて柔軟なサポートが受けられるデジタルアダプションプラットフォームを選ぶことをおすすめします。
デジタルアダプションプラットフォームで企業のDX実現を
どれほど革新的なデジタルツールを導入しても、それが社内に定着し、従業員に活用されなければ、DXの効果は得られません。デジタルツールの効果を最大限発揮させ、業務効率化や生産性向上といった本来の目的を達成するには、デジタルアダプションの実現が必要不可欠です。しかし、デジタルアダプション自体の推進が停滞してしまっては、そもそも意味がなくなってしまいます。そこで重要な役割を果たすのが、デジタルアダプションを後押しするデジタルアダプションプラットフォームです。
デジタルアダプションプラットフォームを導入するなら、充実したガイダンス機能や入力補助機能など、誰でも迷いなくシステムを使いこなせるようサポートする「WalkMe」がおすすめです。「WalkMe」は、SaaS、Webサイト、モバイルアプリなどの画面上に、操作方法を案内する画面を重ね合わせたり、ウェブフォームに代理入力したりすることで、ユーザーのシステムの利活用・定着を促進し、ソフトウェア活用の本来の目的達成や効果創出を実現するソリューションです。
「WalkMe」は、既存システムに変更を加えず簡単に導入できるため、導入時の負担を最小限に抑えることも可能です。シームレスなシステム横断やデータ連携で業務効率化を促進し、システム活用における定着化の共通課題を解決して企業のDX推進を強力にサポートします。
NTTデータ スマートソーシングでは、デジタルアダプションプラットフォーム「WalkMe」の導入支援・サポートサービスを提供しています。NTTデータ スマートソーシングは、豊富な導入実績を持つSAP Concurのソリューションをはじめ、それ以外のSaaSやさまざまなシステムへの「WalkMe」導入にも対応。さらなる事業プロセスの最適化と事業価値の最大化に貢献が可能な、NTTデータ・スマートソーシングへぜひご相談下さい。
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