電子インボイスとは？導入するメリット・デメリットを解説
2023年10月1日からのインボイス制度開始に伴い、関心が高まっている電子インボイス。現在、日本では、国際規格「Peppol（ペポル）」に準拠した電子インボイスの標準仕様の普及・定着に向けた取り組みが進められています。
ここでは、電子インボイスや「Peppol（ペポル）」について解説。さらに電子インボイスを導入するメリット・デメリットについても紹介します。
電子インボイスとは？
電子インボイスとは、インボイス制度（適格請求書等保存方式）において仕入税額控除を受けるために必要となる適格請求書（インボイス）を電子データ化する仕組みのことです。
2023年10月1日よりインボイス制度が始まると、所定の項目が記載された適格請求書がなければ、原則として仕入税額控除が受けられなくなります。なお、請求書に限らず、納品書や領収書、レシート、仕入明細書なども適格請求書に該当します。この適格請求書を取り扱うことにより、記載事項のチェックや複数税率の計算、自社が発行する請求書などの仕様変更など、受取側・発行側ともに経理作業の負荷が発生することが懸念されているのです。
そこで現在、請求書自体を統一仕様のデータにすることで、運用をスムーズに行えるよう、デジタル庁を中心とした官民連携のもと、電子インボイスの国内標準仕様の策定と、普及・定着に向けた取り組みが進められています。そのベースになっているのが、電子文書運用の国際規格である「Peppol（ペポル）」です。
インボイス制度の詳しい内容についてはこちらをご参照下さい。
国際規格「Peppol（ペポル）」とは？
「Peppol（ペポル）」とは、電子インボイスなどの電子文書をネットワーク上でやりとりするための「文書仕様」「ネットワーク」「運用ルール」に関するグローバルな標準仕様です。現在、欧州各国をはじめ、シンガポール、オーストラリアなど30カ国以上で採用され、「Peppol（ペポル）」にもとづく電子インボイスの国際的な利用が進んでいます。
「Peppol（ペポル）」を管理しているのは、国際的な非営利団体である「OpenPeppol」です。デジタル庁は、2021年9月に「OpenPeppol」の正式メンバーとなり、「Peppol（ペポル）」をベースとした電子インボイスの国内標準仕様（JP PINT）の策定を進めてきました。
「JP PINT」に対応した会計システムを使用すれば、適格請求書の受取側と発行側のシステムが違っても、共通の規格で電子インボイスのやりとりが可能です。これによって、単なる書類の電子化にとどまらない、業務のデジタル化の実現が期待できます。
電子インボイスのメリット
電子インボイスの導入は、受取側と発行側の双方にさまざまな利点があります。ここからは、電子インボイスを導入した場合の５つのメリットを紹介します。
請求業務を効率化できる
電子インボイスを導入することで、手間のかかる請求業務を効率化できるというメリットがあります。電子インボイスが標準仕様に統一されれば、受取側と発行側が異なる会計システムを使っていたとしても、自動で請求書などのデータの取り込みが可能です。また、複数の税率が混在している商品やサービスといった複雑な計算なども、システムが自動で行ってくれるため、請求業務の効率化が叶います。
紙の請求書はもちろん、メールやWeb上でやりとりする請求書などのデータも、結局は人の手で会計システムなどに入力しなければならないケースが少なくありません。受発注をシステム上で行うEDI取引の場合も、取引先が同じ規格のシステムを利用していなければ、データの自動取り込みは難しいでしょう。
しかし、標準仕様にもとづく電子インボイスであれば、手作業をする必要がなくなり、ヒューマンエラーのリスク回避にもつながる可能性が期待できます。
適格請求書の管理や検索が簡単にできる
電子インボイスを導入した場合、請求書の管理や検索が簡単にできるというメリットもあります。電子インボイスであれば、紙の請求書のような保管場所やファイリングの手間はかかりません。過去の請求書などを確認したいときも、電子インボイスなら検索が容易なので、目的の書類をすぐに探し出すことができます。
適格請求書は、発行または受領してから7年間の保存が義務づけられています。もし紙の請求書でやりとりしていた場合は膨大な量になり、保管スペースの確保や管理コストがかかる上、紛失や破損などのリスクも生じます。電子インボイスであれば、物理的な保存が必要なく、紙の請求書と比べ紛失や破損といったリスクも抑えることができるでしょう。
データの改ざんを防げる
電子インボイスでは、電子署名やタイムスタンプを付与したり、ファイルへのアクセス履歴を残したりするなど、紙の請求書では行えないような改ざん防止対策が可能です。さらに現在、総務省では、「eシール」と呼ばれる電子証明書の制度化を進めています。これが導入されれば、電子インボイスの真正性が確保され、いっそうのセキュリティ向上が見込まれます。
海外との取引処理も円滑になる
電子インボイスの国内標準仕様である「JP PINT」では、国際規格である「Peppol（ペポル）」に準拠しているため、海外との取引も、国内と同様にスムーズに行うことが可能になるというメリットもあります。企業のグローバル化を目指す上でも、標準仕様化された電子インボイスの導入は大きなメリットになるでしょう。
リモートワークにも対応可能
電子インボイスを導入すれば、システム上で適格請求書の作成や配信、管理が行えるため、わざわざ出社して業務にあたる必要がありません。働く場所にかかわらず、請求書の発行や処理ができるようになるのもメリットのひとつです。働き方の多様化に伴い、近年ではリモートワークに対応する企業も増えてきています。しかし、請求書などを紙で発行したり受領したりしていると、書面の印刷や押印、発送、また受け取った書類のスキャンやファイリングなど、どうしてもオフィスに出社して行わなければならない作業が発生してしまいます。電子インボイスであれば、離れた場所から複数人で管理することも可能です。
電子インボイスのデメリット
電子インボイスにはメリットが多い一方で、デメリットも伴います。電子インボイスの導入にあたっては、メリットとデメリットの両方をしっかり把握しておきましょう。電子インボイスのデメリットは次のとおりです。
取引先が電子インボイスに対応していないと経理業務に負担がかかる
取引先が電子インボイスに対応していない場合、電子インボイスと紙の適格請求書の両方の対応が必要となるため、経理業務に負担がかかるというデメリットがあります。
近年はペーパーレス化が加速しているとはいえ、取引先によっては、社内ルールなどで紙の請求書しか認められないケースもあります。いくら自社で電子インボイスの仕組みを整備しても、取引先が対応できなければ、従来通り紙の請求書でやりとりしなければなりません。電子インボイスの導入にあたっては、取引先の状況なども考慮した上で、柔軟な対応がとれるように準備しておくのがおすすめです。
導入や運用のためのコストがかかる
電子インボイス導入にあたっては、導入や運用のためのコストがかかることもデメリットのひとつです。また、導入したシステムを適切に運用していくために、業務フローの見直しや整備も行わなければなりません。それまでの紙の処理から電子インボイスに切り替える際には、どうしても初期投資の費用や一時的な手間が発生します。
ただし、一度システムを導入して運用を始めてしまえば、前述した業務効率化や管理の手間削減など、さまざまな面で大幅なコストカットが見込めます。請求書の処理をはじめとする経理業務は、会社が事業を営む上で必ず行うものです。短期的な費用負担だけに目を向けるのではなく、長期的なコストを考えて、システム導入の検討を進めましょう。
電子データ保存のルールを策定・運用する必要がある
電子インボイスのデメリットのひとつとして、電子データ保存のルールを策定・運用する必要があるという点も挙げられます。
電子インボイスは紙の書類に比べて紛失や破損のリスクを抑えることができるといわれますが、人為的なミスや保存するシステムの不具合によって、データが失われてしまう可能性はゼロではありません。また、情報漏洩などが起こらないように、セキュリティにも十分に配慮する必要があります。
前述したように、発行または受領した適格請求書は、7年間保存しなければなりません。さらに、電子インボイスの場合は、電子帳簿保存法のルールに則った保存が求められます。保存期間中にデータを消失したり改ざんが行われたりしないように、電子インボイス導入前にしっかりとルールを策定し、社内に周知させておくことが必要です。
インボイス制度開始後の業務効率化のために電子インボイス導入の検討を
2023年10月1日からインボイス制度が始まると、適格請求書の保存がなければ原則として仕入税額控除が受けられなくなります。インボイス制度開始後は、取引先が発行した適格請求書の記載事項のチェック、複数税率の計算、自社が発行する請求書などの仕様変更といった、経理業務の負担が増大することが考えられます。業務にかかる手間や時間を削減し、さらに効率化を目指すには、インボイス制度開始のタイミングで電子インボイスの導入を検討するとよいでしょう。
インボイス制度に伴い、業務の効率化を図りたい場合は、専用のシステムを導入するのがおすすめです。SAP Concurのソリューションなら、インボイス制度に対応しながら業務生産性向上を図ることができます。
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