経費精算とは？対象の費用や業務の流れ、業務改善の方法を解説
従業員が立て替えた経費を会社が精算することを、経費精算といいます。経費精算は、規模の大小や業種を問わず、多くの企業で日常的に発生するものです。頻繁に行う作業だからこそ、経費精算を効率化することで、時間と手間の大幅な削減につながる可能性があるでしょう。
ここでは、経費精算の対象や一般的な流れ、経費精算書の種類といった基礎知識を解説。さらに、経理担当者が抱えがちな経費精算にまつわる課題や、経費精算を効率化するための方法についてもご紹介します。
経費精算とは？
経費精算とは、業務に関係する活動のために従業員が一時的に立て替えた経費を、後日会社に請求して精算する作業のことです。日々の業務活動の中では、交通費や交際費、出張費など、さまざまな経費が発生します。
しかし、これらの経費は、「いつ」「何のために」「いくら必要になるか」を正確に予測することが難しいため、前もって会社から従業員に渡しておくことができません。そのため、従業員が必要なお金を立て替えて支払うのが一般的です。そして、領収書などの必要書類を提出して会社に精算を申請し、承認された後、かかった経費が会社から払い戻されます。この一連の流れが、経費精算と呼ばれるものです。
経費精算には、大きく分けて「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」の3種類があります。
小口精算
小口精算とは、従業員が立て替えた経費を、領収書などの必要書類と引き換えに、社内に用意してある少額の現金（小口現金）を用いて精算することです。小口現金で精算を行った場合、現金出納帳で収支を管理し、小口現金の金額と現金出納帳の金額が一致しているかを確認する必要があります。
交通費精算
交通費精算とは、業務のために使用した電車代やバス代、タクシー代などの交通費を精算することです。取引先へ訪問することの多い営業職などに多く発生します。交通費の精算については、従業員が立て替えた後、月ごとにまとめて精算するのが一般的です。
旅費精算
旅費精算とは、出張時に発生した費用を精算することです。旅費精算の対象は、宿泊費や交通費、出張手当などが該当します。旅費精算は、会社ごとに定められている出張旅費規程にもとづき精算されるのが一般的です。
経費精算の対象となる費用は？
経費精算の対象になるのは、経費として認められる費用に限られます。経費とは、会社が事業を営む上で必要となる費用のことです。ここからは、経費精算の対象になる費用とならない費用について解説します。
経費精算の対象となる費用
経費精算の対象となる費用は、交通費や消耗品費だけでなく、取引先との飲食費（交際費）や会社用として使用する携帯電話料金といった通信費なども対象です。経費精算の対象となるのは、主に次のようなものが挙げられます。
＜主な経費精算の対象＞
経費精算の対象にならない費用
経費精算の対象は、事業に関わる活動のために支払った費用に限られます。そのため、プライベートでの旅費や友人との食事、家庭で使う日用品などの費用は対象外です。たとえ事業に関連していても、一定以上の接待交際費は経費として認められないこともあります。そのほか、従業員が業務時間中に駐車違反をしたために発生した罰金なども、経費の対象外です。また、会社の利益に対してかかる法人税や法人住民税は、経費とはみなされないため、経費精算の対象になりません。
経費精算に必要な書類の種類
経費精算の際は、「出張旅費精算書・旅費精算書」「仮払経費申請書」「仮払経費精算書」といった書類が必要です。ここでは、それぞれの書類について解説します。
出張旅費精算書・旅費精算書
出張旅費精算書や旅費精算書は、従業員の出張や社員旅行などでかかった費用を精算するための書類です。会社によって、出張旅費精算書と旅費精算書を分けているケースもあれば、旅費精算書だけのケースもあります。いずれの場合も、経費を支払った日付や金額、使用目的などを詳細に記載しましょう。出張にあたって日当が設定されている場合は、会社のルールに沿って申請します。
仮払経費申請書
仮払経費申請書は、従業員が仮払金を申請する際に必要となる書類です。仮払金とは、必要な金額や明確な使用目的が決まっていないものの、一定の金額が必要になるとわかっている場合に、事前に概算で従業員に渡しておくお金のことです。
例えば、出張など経費が高額になると予想される場合、従業員が立て替えると、金銭的な負担が大きくなってしまいます。そこで、仮払経費申請書で事前申請を行い、会社は申請内容に応じて概算金額を従業員に渡します。
仮払経費精算書
仮払経費精算書は、従業員に仮払いした経費を精算するための書類です。上述した「仮払経費申請書」によって仮払いした概算金額は、詳細な内容や金額が判明したら精算を行わなければなりません。その際に用いる書類が、この仮払経費精算書です。従業員に事前に支払った仮払金と、実際に発生した経費との差額を計算し、過不足分を精算します。
経費精算の基本的な流れ
経費精算は、会社ごとに定められたルールに則って行われます。ここからは、一般的な経費精算の流れについて、ステップごとに解説します。
1. 従業員が経費を立て替え、領収書を受領する
取引先を訪問する際の交通費や出張にかかる費用、取引先との飲食代、備品の購入など、業務において発生した費用を、従業員が立て替えて支払います。
なお、経費精算にあたっては、従業員が立て替えた金銭が何にいくら使われたのかを証明するため、領収書をはじめとする証憑が必要です。従業員が経費を立て替える際には、支出の証明として領収書を受け取ります。レシートでも経費精算は可能ですが、その場合は、必要項目が漏れなく記載されているか確認が必要です。なお、領収書の宛名は個人名ではなく、会社名となります。
2. 従業員が経費精算書を作成
社内ルールに従って従業員が経費精算書を作成したら、領収書などの必要書類を添付して、上司など決裁権限者に提出します。会社によっては、経費として認められる条件や経費の上限、経費精算の申請期限などの規定が設けられているため、注意が必要です。また、公共交通機関の運賃や祝儀・香典、自動販売機での物品購入といった領収書が出ない経費に関しても、「経費精算書に詳細を記載する」「出金伝票を作成する」など、会社によって対処方法が異なるケースがあります。
3. 決裁権限者が経費を承認
決裁権限者は、従業員から経費精算書が提出されたら、記載項目や添付書類を確認します。主な確認項目は、添付された領収書に不備はないか、申請内容と金額に齟齬がないか、経費の目的に不自然な点はないかなどです。確認後、問題がなければ経費を承認し、経理担当者へ提出します。
4. 経理担当者が経費を承認・精算
経理担当者は、提出された経費精算書や領収書などの申請書類を確認し、内容に問題がなければ、社内ルールに従って精算をします。精算方法は、小口現金からの支払いや銀行振込、給与と合算しての支払いなど、会社や経費の内容によって異なることがあります。また、経理担当者は、経費の確認・精算をすると同時に仕訳作業も必要です。
5. 経理担当者が書類を保管算
経費精算に用いる領収書やレシートは、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（繰越欠損金の控除を受ける場合は10年間）の保存が必要です。従業員から提出された経費精算書や領収書などの書類は、経理担当者がまとめて適切に保管します。
経費精算にまつわる課題
経費精算は日常的に繰り返し行う作業ですが、それだけに課題も多く発生しがちです。経費精算にあたって経理担当者が抱える課題には、次のようなものがあります。
申請の差し戻し
経費精算でよくある課題は、書類や申請内容の間違いによる差し戻しです。例えば、経費精算書に必要項目が記載されていない、領収書の添付がない、申請金額と領収書の金額が異なるといったケースが該当します。申請のミスが多い場合、差し戻しにかなりの工数が必要となるでしょう。また、再申請を依頼する際に、申請者が面倒だと感じたり、外出の多い社員は申請のタイミングが合わなかったりといった負担もかかってしまいます。
経理担当者の手作業によるミス
経理担当者の手作業によるミスも、経費精算の課題のひとつです。会社によっては、Microsoft Excelなどの表計算ソフトに、経理担当者が経費の金額を入力しているケースがあります。このような手作業では、計算ミスや勘定科目の選択ミス、データの入力ミスなどが起こりやすく、ミスが発覚した場合はさかのぼって確認や修正をしなければなりません。ミスが発覚する都度、多大な労力がかかってしまうでしょう。また、手作業での入力に膨大な時間が取られ、経理担当者のほかの業務を圧迫してしまうことも考えられます。
領収書や経費精算書の管理
前述したように、経費精算書の根拠となる領収書やレシートなどは、最低でも7年間の保存義務があります。経費精算は従業員一人ひとりが何度も行う可能性があり、保存しなければならない書類やデータは膨大な量です。また、領収書をはじめとする証憑は、「ただ保存していればいい」というものではなく、後からいつでも必要な書類を探し出せるよう適切に管理しなければなりません。特に紙の書類で管理している場合、保管スペースの確保や書類整理に大きなコストがかかってしまいます。
経費精算業務の課題を解消し、円滑に行うための方法
経理担当者が抱える課題を解消し、経理精算業務をスムーズに行うには、どうすればいいのでしょうか。経費精算を円滑に行うための方法を紹介します。
社内ルールを明確にし、周知徹底する
経費精算をスムーズに行うためには、経費精算に関わる社内ルールを明確にし、従業員に周知徹底するという方法が挙げられます。社内ルールの例としては、「経費精算の対象になる条件や金額の上限を決めておく」「高額な経費を精算する場合はあらかじめ仮払申請を義務づける」「経費精算の申請期限を定める」などが考えられます。ルールが明確でなかったり、従業員に浸透していなかったりすることで、申請時のミスが発生してしまうことも少なくありません。申請時のミスが減少すれば、差し戻しにかかる工数も減らすことができます。また、それにより経費精算業務のスケジュールも立てやすくなるでしょう。
経費精算システムを活用する
経費精算システムを活用することで、経理担当者の業務負担やミスのリスクを軽減し、経費精算業務を円滑に進めやすくなります。経費精算システムとは、社内における経費の申請・承認・支払手続き・会計仕訳作成など、経費精算にかかる業務を処理できるシステムのことです。経費精算システムには、主に次のような機能があります。
・交通費の自動計算
電車代やバス代などの交通費を自動計算できる経費精算システムなら、申請のたびに経路と運賃を確認する必要がなくなります。また、SuicaやPASMOなど交通系ICカードのデータを自動読み取り可能な機能があると、確認の手間を削減できるだけでなく入力ミスも防ぐことが可能です。
・領収書の自動取り込み
経費精算システムの中には、スマホなどで撮影した領収書やレシートのデータを、自動で取り込めるものもあります。そのような機能を備えたシステムなら、領収書を一つひとつ確認しながら入力する手間が省けるでしょう。
・自動仕訳
取り込んだデータを自動で仕訳できる経費精算システムもあります。自動仕訳ができれば勘定科目に悩む必要もなく、科目の選択ミスの心配もありません。
・経費規定の自動チェック
あらかじめ社内の経費ルールをシステムに設定しておけば、申請された経費が規定に沿っているかどうかを、システムが自動でチェックしてくれます。これによって、確認作業にかかる時間が大幅に削減可能です。
システムを活用して経費精算業務の効率化を図ろう
経費精算は、多くの会社で頻繁に発生する作業です。それだけに、経費精算を手間なくスムーズに行えるようになれば、経理業務全体の効率化につながります。
経理精算業務を効率化するには、社内ルールの確立と同時に、経費精算システムの導入がおすすめです。SAP Concurの経費精算システムConcur Expenseなら、領収書の取り込みや経費規定テンプレートといった充実した機能で経費精算を自動化し、業務の効率化が実現できます。経費の申請から承認、支払処理までの工程が一元化できるため、煩雑な経費精算作業の手間を省くことが可能です。
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