RPAとは？仕組みやできること、ツール導入の進め方をわかりやすく解説！
生産性向上や多様な働き方の推進が企業にとって重要な課題となる中、業務の自動化を叶える「RPA（Robotic Process Automation）」に注目が集まっています。
今回は、RPAの活用によってできることやRPAツール導入までの流れを解説します。
RPAとは
RPAとは、人がPCなどを用いて行っている作業を、ソフトウェア上のロボットによって自動化する仕組みのこと。
ロボットに任せることでヒューマンエラーのリスクを回避しながら迅速な作業を実現でき、人手不足を補い生産性を高める一つの手段になり得るとして注目され、豊富な機能を提供するRPAツールがさまざま登場しています。
RPAの仕組み
RPAは、人が自動化したい作業内容をまとめた「シナリオ」にもとづいて機能するもので、“記録” と “実行” の二つのステップで成り立っています。
1.記録：作業手順や操作方法（マウス操作、キーボード入力など）をシナリオとして記録する
2.実行：記録された手順にもとづいて、ロボットが迅速かつ正確に自動で作業を行う
シナリオは、ロボットが理解できるように開発言語を用いてプログラミングによって記録する場合もあれば、ドラッグ・アンド・ドロップのような直感的な操作で記録できるUIを備えたツールもあります。
RPAでできること
RPAは、人が手がけるすべての業務を扱えるわけではありません。何らかの判断を伴い、状況に応じた柔軟な対応が求められるような業務にはRPAは適さず、反対に “PC上で完結する単純な作業を、記録されたシナリオ通りに繰り返し実施すること” を得意としています。
RPAを活用して自動化できることの例として、次のようなものがあります。
1.転記作業
2.チェック作業
3.情報収集・レポート作成作業
4.通知やメールの送付作業
1.転記作業
あるデータファイルの内容を社内システムやWebアプリケーションに入力したり、一つのファイルにまとめたりする、データの転記作業はRPAが得意とする作業の一つです。抜き出すデータや集計方法、登録先などの条件や手順が一定で、シナリオとして設定できる場合、ロボットがこれらのデータの抽出・入力を自動で行います。
2.チェック作業
元となるデータを別のシステムやファイル上のデータと照合し、「内容が一致しているか」「異なるデータはどれか」などをチェックする作業もRPAによる自動化が可能です。複数の画面にまたがって作業する手間があり、かつ目視確認では抜け漏れや見間違いのリスクがある作業で、ロボットならではの正確さやスピードが活かされます。
3.情報収集・レポート作成作業
RPAを活用すれば、複数のシステム上のデータやインターネット上の情報などから必要なデータを収集すること、収集したデータをもとにレポート作成を行うことを自動化できます。人の手ではなかなか難しい規模とスピードで参照先を巡回し、重要な情報を漏れなく集められる利点があります。
4.通知やメールの送付作業
時期や送信先などにまつわる一定の条件に則って、通知やメールなどの自動送信を行うことができます。RPAに任せた他の作業と組み合わせて、複数のシステム上にあるデータをまとめて日報として定期配信したり、RPAによって自動化した作業の完了時やエラー時に社員に知らせたり、といった運用も可能です。
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RPAツール導入までの流れ
RPAツールを導入するにあたっては、以下のような流れで進めるのがおすすめです。
1.導入目的を定義する
2.RPAに任せる作業を選定する
3.各作業の削減効果を算出する
4.RPAツールを選定する
5.体制を整える
1.導入目的を定義する
まずは現場の課題やニーズを洗い出し、RPAを導入する目的を定義します。目的が明確だと、効果測定や運用の改善を行いやすくなります。
2.RPAに任せる作業を選定する
定義した目的とRPAの得意・不得意をふまえて、RPAに任せる作業内容を具体的に挙げます。業務プロセス全体を自動化することは現実的ではなく、PC上で完結する、人の判断やイレギュラー対応を伴わない作業を切り出していくのが効果的です。
3.各作業の削減効果を算出する
作業の選定ができたら、各作業についてRPAを導入した場合の削減効果を算出します。人手で行っていた場合に必要となる人数や時間数から、削減できる人件費・残業代を試算しておくと、自動化の優先順位が見極められ、またRPAツール導入時に導入・運用コストをふまえて費用対効果を判断しやすくなります。
4.RPAツールを選定する
導入するRPAツールを選定します。ここまで整理した導入目的や対象となる作業、削減効果をふまえて、必要な機能や予算を考えるのはもちろんのこと、導入後にスムーズな運用を始めるためには設計・記録や維持管理のしやすさなどの観点も重要になります。
5.体制を整える
導入するRPAツールが決まったら、運用のルール・ガイドラインや操作マニュアルなどを整備したり、開発や運用を担う担当者を決めたり、社内の問い合わせ対応の方法を決めたりと、運用体制を整えます。
まとめ
RPAとは、人がPCなどを用いて行っている作業を、ソフトウェア上のロボットによって自動化する仕組みのことです。“PC上で完結する単純な反復作業” を得意とするRPAの活用によって定型作業を自動化し、担当者の負担軽減や、生産性・業務品質の向上につなげられます。
定型作業の多い経理業務は、特にRPA導入の高い効果が得られる領域の一つです。経理部門における人手不足や業務効率の改善などに課題をお持ちの場合は、RPAと経理業務特化AIエンジン『Robota』の組み合わせによる自動化を検討されてみてはいかがでしょうか。
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