経理部門でリモートワーク導入を実現する方法とソリューション
今回は、経理部門でリモートワークを導入するにあたって必要なことや注意すべきポイントと、役立つソリューションをご紹介します。経理部門における働き方や業務の改善をお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。
経理部門でリモートワークを導入するために必要なこと
経理部門におけるリモートワーク導入を阻む主な要因として挙げられるのが、紙の書類とハンコを用いたアナログな業務プロセスです。
● 請求書や申請書などの手渡しによる回覧、確認・承認（サイン・押印）
● 仕訳のチェック・承認（サイン・押印）
● 請求書支払や経費精算における支払処理
● 書類の郵送、整理・保管 など
リモートワークを導入するには、まずは①ネットワークやPC・タブレット端末、スキャナなどを用意して環境を整え、②請求書や申請書、帳票、証憑類を電子化し、③システムを活用して上記のような各種作業をデジタル化するなど、紙とハンコの廃止に取り組むことが欠かせません。
業経理部門でリモートワークを導入するにあたっての注意点
経理業務においてリモートワーク導入を進めるにあたっては、以下の点に注意が必要です。
1.セキュリティ対策
2.ガバナンス
3.業務の標準化
4.コミュニケーション
1.セキュリティ対策
経理業務では企業にとって重要な財務情報を扱うため、セキュリティ対策には特に注意が必要です。
ウィルス対策ソフトの活用や、安全なネットワーク回線の利用、データの暗号化などの基本的な対策を行うほか、業務のデジタル化のためにシステムを導入する際にも安全性、信頼性を重視したシステム選定を心がけることで、情報漏洩のリスクを低減できます。
2.ガバナンス
技術的な面でのセキュリティ対策とあわせて欠かせないのが、社員による正しく適切な運用を促すためのガバナンスです。
データの取り扱いや各業務の進め方、緊急時の対応などについて運用ルールを定めること、社員の役割に応じてアクセスや閲覧の権限を設定すること、データの閲覧・編集のログ管理を行うことなどが、データの改ざんや紛失、持ち出しなどのリスクを低減するのに役立ちます。
3.業務の標準化
一人ひとりの業務の様子が見えづらいリモートワーク環境においては「担当者によって業務の質や生産性にばらつきが生じる」「業務の進め方がそれぞれ異なるためにトラブル時の対応が行いづらい」といった状況に陥りやすくなります。
いつでも、誰でも同じように業務を進めて同じ成果を挙げられるように、業務の手順やルールを整備してすぐに参照できる状態を作ること、一人ひとりの業務の状況を可視化することが重要です。
4.コミュニケーション
リモートワークでは物理的な距離がある分、担当者どうしが顔を合わせて業務を進めているときと比べてコミュニケーションが不足しやすくなります。
スケジュールや進捗の共有、情報の可視化と一元管理などによって、互いの状況を把握しやすく、大切な情報が属人化してしまわない環境を作っておくことが欠かせません。
経理部門へのリモートワーク導入を後押しするソリューション
経理部門におけるリモートワーク導入に役立つソリューションを3つご紹介します。
経費・請求書・出張管理クラウドシステム『SAP Concur』
『SAP Concur』は、経理業務をクラウド上で一元管理できる経費・請求書・出張管理クラウドシステムです。豊富な機能によって申請や支払依頼、チェック・承認・差戻し、支払処理といった一連のプロセスをデジタル化し、紙とハンコに頼らない効率的な経理業務を実現します。
国際基準に準拠した安全なシステム開発とセキュリティ対策を行い、第三者機関による監査・認証を受けた信頼性の高いシステムで、安心して利用できるのが魅力の一つ。
またワークフロー連携や、社内規定にもとづく自動チェック、ステータスを可視化できるダッシュボードをはじめ、業務標準化やガバナンス強化に役立つ機能と仕組みも充実しています。
【『SAP Concur』について、詳しくはこちら】
AIクラウドサービス『Remota』
『Remota』は、証憑の読み取りや仕訳をはじめとする各種作業に特化した単機能AIエンジン『Robota』シリーズを組み合わせ、付加機能を組み込んだSaaS型プラットフォームです。
メールやクラウドストレージサービス『Box』を使って請求書をアップロードすれば、テキスト情報をOCRで読み取ってデータ化でき、ペーパーレス化の推進を後押しします。
【『Remota』について、詳しくはこちら】
ERP/会計システム
基幹業務にまつわる情報やシステムを一元化する「ERP（Enterprise Resource Planning：基幹システム）」や、経理・会計領域に特化した「会計システム」などが、業務プロセスや情報の統合的な管理に役立ちます。
こうしたシステムの導入や、『SAP Concur』をはじめとした周辺システムとの連携によって、データの入力・計算や管理がより効率的に行えるようになり、担当者による手作業の削減も実現できます。
【『Robota』について、詳しくはこちら】
まとめ
経理部門においてリモートワークを導入するにあたっては、システムを活用しながら紙の書類とハンコを用いたアナログな業務プロセスを変革することが欠かせません。
セキュリティ対策やガバナンス強化、業務標準化、コミュニケーション不足の解消といった観点に留意して、既存の業務プロセスからの脱却を後押しするシステムを選んでみてはいかがでしょうか。
・NTTデータ・スマートソーシングでは、経費・請求書・出張管理クラウドシステム『SAP Concur』やAIクラウドサービス『Remota』の導入から導入後の設定変更やお問い合わせなどまで、一貫してサポートを行っております。システム導入をお考えのお客様は、ぜひご相談ください。
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