電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？仕組みや利用方法を解説
電子帳簿保存法に従って書類をデータ保存するときには、タイムスタンプの付与が必要となる場合があります。タイムスタンプは、文書を電子化する上で重要な役割を果たすものですが、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存を行う際のタイムスタンプの要件が大幅に緩和されました。
物理的なはんことは異なり、タイムスタンプはデータ上の仕組みなので、「そもそもタイムスタンプとは何なのかよくわからない」という方も多いかもしれません。
ここでは、電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの必要性やタイムスタンプの仕組み、利用方法について解説します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や国税関係書類（決算関係書類・取引関係書類）を電磁的記録（電子データ）で保存することを認める法律です。従来、国税関係帳簿や国税関係書類は、書面での保存が原則でした。
しかし、紙での保存は、印刷やファイリング、保管などに手間やコストがかかります。そこで、ペーパーレス化を進め業務効率化を図るため、要件を満たせば帳簿・書類を電子データで保存できるようにしたのが電子帳簿保存法です。
電子帳簿保存法の詳しい内容についてはこちらをご参照下さい。
タイムスタンプとは？
電子帳簿保存法によって帳簿・書類の電子保存が認められ、ペーパーレス化や業務効率化など、さまざまなメリットが生まれました。一方で、電子化された書類には、複製や改ざんが簡単にできてしまうというデメリットがあります。このようなリスクを防ぐために必要とされるのが「タイムスタンプ」です。
タイムスタンプの役割
タイムスタンプとは、その電子データがある時刻に存在していたこと（存在証明）、それ以降改ざんされていないこと（非改ざん証明）を証明できる技術です。電子データがいつから存在し、いつ変更されたかが明らかになるため、電子文書に信頼性を与えることができます。
タイムスタンプは、電子帳簿保存法にもとづく電子保存のほか、電子文書を取り交わす電子契約でも用いられることがあります。
タイムスタンプの仕組み
タイムスタンプは、「要求」「発行」「検証」の過程で付与されます。
タイムスタンプを発行するのは、電子文書の作成者ではなく、第三者機関である時刻認証業務認定事業者（TSA）です。利用者は、ソフト上で作成した原データのハッシュ値を生成し、時刻認証業務認定事業者にタイムスタンプの発行を「要求」します。
ハッシュ値とは、ハッシュ関数と呼ばれる一定の計算手順でもとになるデータから求められた値で、電子文書の指紋に相当するものです。ランダムに生成されるため暗号のような役割を持ち、入力値が変わるとハッシュ値も変わるため、データの改ざんが行われていないことが証明できます。
時刻認証業務認定事業者は、受け取ったハッシュ値に時刻情報を偽造できないようにして結合したタイムスタンプを「発行」し、利用者に送付します。
「検証」では、データ上のハッシュ値を計算し、タイムスタンプに含まれるハッシュ値と比較。データが少しでも修正されればハッシュ値は変わるため、比較したハッシュ値が一致していれば、タイムスタンプ発行時にそのデータが存在していたこととなり、かつそれ以後に改ざんされていないことが証明できます。
電子帳簿保存法とタイムスタンプの関係
電子帳簿保存法で認められている電子保存の方法は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引のデータ保存」の3種類です。
＜電子帳簿保存法で認められている保存方法＞
・電子帳簿等保存：電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存すること
・スキャナ保存：紙で授受した書類を、スキャンや撮影などで画像データとして保存すること
・電子取引のデータ保存：電子取引の情報を電子データとして保存すること
電子帳簿保存法でタイムスタンプが必要とされるのは、上記の保存方法のうち「スキャナ保存」と「電子取引のデータ保存」です。スキャナ保存では、要件のひとつにタイムスタンプの付与が定められています。電子取引のデータ保存では、タイムスタンプの付与は必須ではありませんが、選択要件のひとつとされています。タイムスタンプは、長年、これらの電子書類の信頼性を確保する上で欠かせない要件とされてきました。
電子帳簿保存法の改正で緩和されたタイムスタンプの要件
これまで電子帳簿保存法で定められていたタイムスタンプの要件は、企業にとって、電子化のハードルを上げる要因のひとつになっていました。しかし、改正電子帳簿保存法の施行により、2022年1月からタイムスタンプに関する要件が大幅に緩和されています。
タイムスタンプの付与期限が最長約2カ月と概ね7営業日以内へ変更
紙で受け取った取引関係書類（領収書や請求書など）をスキャナ保存する場合、これまでは、受領者が署名した上で、3営業日内のタイムスタンプ付与が必要でした。しかし、電子帳簿保存法の改正によって、タイムスタンプの付与期間が約2カ月と概ね7営業日以内まで延長され、受領者による署名も不要になりました。
一定の条件のもとでタイムスタンプ付与が免除される
改正された電子帳簿保存法では、タイムスタンプ付与が免除となる要件も定められました。スキャナ保存において、訂正や削除の履歴を残せる会計ソフトや経費精算システムなどのクラウドシステムを利用していれば、タイムスタンプの付与そのものが不要になります。
なお、電子取引のデータ保存においても、訂正や削除の履歴を残せる（または訂正や削除ができない）システムを利用するか、訂正・削除の防止に関する事務処理規程に沿って運用を行えば、タイムスタンプの付与は不要です。
つまり、電子帳簿保存法の保存要件を満たすシステムを利用すれば、スキャナ保存でも電子取引のデータ保存でも、タイムスタンプの付与が必要ないということになります。
タイムスタンプの利用方法と費用
電子帳簿保存法の改正によって、タイムスタンプが不要になるケースが拡大しました。とはいえ、書類の電子化にあたってタイムスタンプが必要になる可能性も考えられるため、利用方法を知っておくのがおすすめです。
タイムスタンプの利用方法には、「時刻認証業務認定事業者が運営するサービスを利用する」「タイムスタンプ機能が組み込まれたサービスを利用する」という2つの選択肢があります。
時刻認証業務認定事業者のサービスを利用する
タイムスタンプを付与するには、時刻認証業務認定事業者と直接契約を結んでサービスを利用する方法があります。時刻認証業務認定事業者のサービスを利用する場合は、次のような流れでタイムスタンプが付与されます。
＜タイムスタンプ発行の流れ＞
1. タイムスタンプの対象となる書類を用意する
2. 書類のスキャンまたは撮影を行う
3. 画像をタイムスタンプシステムにアップロードする
4. 時刻認証業務認定事業者（TSA）からタイムスタンプが付与される
なお、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、それまで、スキャナ保存で用いるタイムスタンプは、一般財団法人日本データ通信協会の認定を受けたものを利用する必要がありましたが、この認定機関が総務大臣に変更になりました。総務大臣による時刻認証業務の認定を受けた事業者は、以下のとおりです。
なお、2023年7月29日までは、一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すことを可能とする経過措置がとられています。
＜時刻認証業務認定事業者（2023年2月現在）＞
・アマノ株式会社
・セイコーソリューションズ株式会社
・三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社
タイムスタンプ機能が組み込まれたサービスを利用する
時刻認証業務認定事業者と直接契約するのではなく、認定タイムスタンプ機能を備えた会計システムなどのサービスを利用する方法もあります。システムに組み込まれたタイムスタンプサービスを利用すれば、認定事業者とのやりとりに手間をかけることもありません。
これから新たなシステムを導入している、システムの切り替えを検討しているという場合は、認定スタンプの付与が可能なシステムであるかどうかを確認してみるのがおすすめです。
タイムスタンプの費用
時刻認証業務認定事業者と直接契約の場合、利用するサービスによっても異なりますが、アカウント発行などの導入費用のほか、月額の利用料が発生するのが一般的です。また、発行されるタイムスタンプの量に応じた従量制や、利用量にかかわらず月々一定額を支払う定額制、利用量の上限ごとに段階的に料金が設定されているメニューなどもあります。
なお、認定タイムスタンプ機能が組み込まれているシステムの場合は、システムの利用料にタイムスタンプの利用料が含まれているケースも少なくありません。料金については事前にシステム上で確認をしておきましょう。
帳簿・書類の電子保存には電子帳簿保存法対応のサービスを活用しよう
タイムスタンプは、付与した時刻以前に電子文書が存在していたことや、その電子文書が改ざんされていないことを証明するためのものです。電子帳簿保存法では、電子書類の信頼性を確保する上で欠かせない要件とされてきましたが、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法によって、必ずしもタイムスタンプを付与しなくても良くなりました。ただし、タイムスタンプを不要とするには、電子帳簿保存法が定める要件を満たしたシステムの利用が前提となります。
そこでおすすめしたいのが、電子帳簿保存法への対応や、経費・請求作業の効率化を実現できるSAP Concurのソリューションです。
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