請求書の管理・処理を効率化する、システム導入のすすめ
「請求書管理業務」の効率化によって社員や経理担当者の負担を軽減するために、処理をサポートする請求書管理システムがさまざま登場しています。
今回は自社に合った請求書管理システムの選び方と、おすすめのシステムについて詳しくご紹介します。
請求書管理業務とは？
商品・サービスの対価の支払いを要求するために売り手が買い手に対して発行する「請求書」は、取引があった証拠となり、また正しい支払処理のよりどころとなる、大切な証憑書類です。
受け取った買い手側はその請求書を、発行した売り手側は控えを、確認や支払、入金などのステータスに応じて適切に管理し、さらに法律で定められた期間保存しておくことが求められます。
【請求書の管理方法や注意点について、詳しくはこちら】
請求書管理にはシステム導入がおすすめ
請求書管理業務を正しく効率よく行うには、システムを導入するのがおすすめです。請求書管理システムを活用するメリットとしては、主に次のようなものが挙げられます。
1.業務効率化
2.コスト削減
3.属人化の解消
1.業務効率化
請求書管理システムの導入によって、データの入力や書類の印刷・郵送、過去の証憑の参照などにまつわる手作業の工数が大幅に削減でき、より効率的に業務が進められるように。社員や経理担当者の負担軽減と、スピーディな請求書の処理が実現できます。
2.コスト削減
帳票類をシステムやクラウド上で一元管理すれば、紙の書類の取り扱いが不要になり、用紙代や印刷にまつわる費用、書類の郵送・運搬費用、保管に必要なスペースを確保するための費用などを削減できます。また業務効率化によって人件費も削減できることから、システムの導入・維持にかかる費用をふまえても、総合的に見てコスト削減の効果が期待できるでしょう。
3.属人化の解消
システムの活用によって請求書支払にまつわる情報の共有が簡単に行えるようになることで、業務の属人化を防ぐ効果も。特定の担当者への負担の集中や異動・退職に伴う業務の停滞、コミュニケーション不足による二重支払や支払漏れなどのミス、不正な処理などを防ぎ、適切な請求書管理を行う後押しになり得ます。
請求書管理システムの選び方
数ある請求書管理システムの中から適したものを選ぶために重要な観点として、以下のようなものが挙げられます。
1.必要な機能が備わっているか
2.法律や税制の改正に対応しているか
3.セキュリティ対策は十分か
4.サポート体制が整っているか
1.必要な機能が備わっているか
必要な機能が過不足なく備わっているかどうかは、特に大切なポイントです。
「自社の申請・承認フローに合わせた運用ができるか」「課題になっている請求書処理のミスを減らせる機能があるか」「現場の社員の負担を軽減できる、入力や申請をサポートする機能は十分か」など、自社の業務や課題、システム導入の目的をふまえて機能面の評価を行う必要があります。
2.法律や税制の改正に対応しているか
昨今のインボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改正のように、経理業務にまつわる法制度はしばしば変化します。請求書管理システムを選ぶにあたって「最新の法制度に対応しているか」「今後の法改正に応じたシステム側のアップデートが予定されているか」などを調べておくと、正しい請求書管理やスムーズなシステム運用に役立ちます。
3.セキュリティ対策は十分か
請求書は、取引があったことを示す大切な証憑書類であるため、取り扱いには注意が必要です。プライバシー管理やアクセス管理、脆弱性管理、監視などのさまざまな観点から「セキュリティ対策が十分に行われているか」を判断した上で選定を進めておくことをおすすめします。
4.サポート体制が整っているか
請求書管理システムの導入・定着をスムーズに進めるためには、現場の業務の実態に合わせた設定を行って導入すること、運用を行う中で生じる疑問や課題をすぐに解決できる体制を作っておくことなどが重要なポイントになります。
経理担当者やシステムの運用担当者に負担が集中することを避けるためにも、導入時や運用開始後の技術的なサポートが充実しているシステムを選んでおくと安心です。
おすすめの請求書管理システム
請求書管理業務の効率化・負担軽減に役立つおすすめのシステムを2つご紹介します。
1.請求書管理クラウドサービス『Concur Invoice』
2.AIクラウドサービス『Remota』
1.請求書管理クラウドサービス『Concur Invoice』
『Concur Invoice』は、請求書にもとづく支払依頼や確認、承認/差戻し、支払処理など一連のプロセスの自動化を実現するクラウドサービスです。
インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しているほか、外部サービスとの連携による入力や仕訳のサポート機能、社内規定や監査ルールにもとづく自動チェック機能など豊富な機能を備え、正確かつ適切な請求書管理をサポート。社員や経理担当者の負担を軽減するとともに、ミスや不正を防いでガバナンス強化にも貢献します。
国際基準に準拠して安全に開発され、第三者機関による監査・認証を受けた信頼性の高いシステムと、プライバシー管理やアクセス管理、脆弱性管理、継続的な監視などのセキュリティ対策が行われているため、安心して利用できます。
【『Concur Invoice』について、詳しくはこちら】
2.AIクラウドサービス『Remota』
『Remota』は、請求書支払にまつわる各種作業に特化した単機能AIエンジン『Robota』シリーズを組み合わせ、さらに付加機能を組み込んだSaaS型のプラットフォームです。
起票から仕訳、確認までの一連の流れを自動化し、さらに確定データを『Concur Invoice』と連携することで、入力作業の手間を削減して『Concur Invoice』の導入効果を高めます。
【『Remota』について、詳しくはこちら】
まとめ
請求書管理業務を正しく効率よく行うには、システムを活用するのがおすすめです。機能や法制度対応、セキュリティ、サポート体制などの観点から自社に合ったものを選定してみてはいかがでしょうか。
特に入力作業の負担軽減やガバナンスの強化に課題をお持ちのお客様、セキュリティ面でシステム導入に不安をお持ちのお客様には、入力・仕訳のサポートや規定の自動チェックなどの豊富な機能を備え、信頼性の高いシステムとセキュリティ対策で大切な情報をしっかりと守れる、『Concur Invoice』と『Remota』の活用がおすすめです。
導入をお考えの際は、ぜひNTTデータ・スマートソーシングにご相談ください。
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