Concur Expenseと交通系ICカードとの連携サービス
今回は、経費精算・管理クラウドサービス『Concur Expense』と交通系ICカードの連携によって、交通費精算の効率や正確性を高める方法について、詳しくご紹介します。
交通系ICカードで交通費精算をする方法
社員が立て替えた費用を経費として処理するには、原則として交通機関を利用した証拠となる書類＝証憑が必要です。
Suica（スイカ）やPASMO（パスモ）をはじめとした交通系ICカードで交通費を立て替えた場合、次のような方法で証憑を用意して交通費精算を行うことができます。
1.領収書を発行する
2.利用履歴を印字する
3.ICカードリーダーを利用する
4.モバイルSuica（PASMO）を利用する
しかしいずれの方法も証憑の印字・印刷、システムへの手入力などの作業が必要になるほか、情報を請求できる期間や件数に制限があるものもあり、効率がよく利便性の高い方法とは言えません。
こうした交通費精算の課題を解決するのに有効なのが、経費精算システムと交通系ICカードの連携によって、利用履歴を自動でデータとして取り込む方法です。システムを導入するにあたって一定のコストがかかりますが、紙の書類の印刷やデータの手入力などの手間を省き、効率的な交通費精算を実現できる方法だと言えます。
Concur Expenseの交通系ICカード連携にまつわる機能と特徴
経費精算・管理クラウドサービス『Concur Expense』は、交通系ICカードとの連携が可能です。次のような豊富な機能と特徴によって、交通費精算にかかる業務の自動化・効率化を後押しします。
1.自動連携機能
2.ICカードリーダー対応
3.申請データの選択機能
4.モバイルSuica（PASMO）対応
5.複数カード対応
6.定期区間控除機能
7.経路検索サービスとの連携機能
8.利用履歴の蓄積機能
1.自動連携機能
『Concur Expense』では、ICCI（IC Card Integration）サービスを利用して交通系ICカードの利用履歴を自動で取り込むことができます。電車やタクシー、バスなどを利用すると、利用情報が最短で翌日に反映されます（物販に関わる履歴は自動連携の対象外です）。
2.ICカードリーダー対応
『Concur Expense』なら、自動連携だけでなく、ICカードリーダーまたはスマートフォンアプリ（『Tap to Expense』）で交通系ICカードを読み取ってデータ連携する方法にも対応しています。
3.申請データの選択機能
『Concur Expense』に連携された利用履歴は「レポートに追加できる経費」の一覧に表示され、ユーザーはこの一覧から業務に関係のある履歴だけを選んで申請を行うことができます。
4.モバイルSuica（PASMO）対応
『Concur Expense』は、モバイルSuica、モバイルPASMO、スマートウォッチ、Apple Payにも対応しています。
5.複数カード対応
『Concur Expense』上で社員情報とICカードを紐付けて管理するにあたっては、一人の社員につき複数枚の交通系ICカードを紐づけることができます。
6.定期区間控除機能
社員の定期区間情報をあらかじめ『Concur Expense』に登録しておけば、定期圏内分の料金が自動で控除されます（ICカードリーダーを使って読み取る場合は、交通系ICカードが持つ定期情報も連携され、控除済みの金額が『Concur Expense』に反映されます）。
7.経路検索サービスとの連携機能
『Concur Expense』では、外部の経路検索サービスとの連携によって、最新のデータを利用して電車移動時の経路や料金を検索できます。また検索結果をもとに経費登録を自動で行うことも可能です。
8.利用履歴の蓄積機能
ICカードリーダーを使って『Concur Expense』に連携した利用履歴データは、サーバー上で保管され、後から遡って確認することができます。
（コンカー記事参照：19件）
Concur Expenseと交通系ICカードを連携するメリット
『Concur Expense』と交通系ICカードを連携するメリットとして、次のような点が挙げられます。
1.交通費精算を効率化できる
2.交通費精算の正確性を高められる
3.ガバナンスの強化に繋げられる
4.テレワーク中や出先でも交通費精算ができる
1.交通費精算を効率化できる
社員がこれまで手間と時間をかけて行っていた、証憑の印刷・印字や台紙への貼付、経費精算システムへの一件ごとの手入力といった作業が不要に。『Concur Expense』に自動連携された利用履歴の中から業務で利用した分を選ぶだけで、効率的に交通費精算を行えます。
2.交通費精算の正確性を高められる
ミスや不正を防ぐ仕組みと機能によって、交通費精算の正確性を高め、上長や経理担当者が多大な労力をかけずにチェックを行いやすい状態を実現できます。
・利用履歴の自動連携により、申請漏れを防止
・訂正ができない状態でのデータ連携で、改ざんや誤入力を防止
・社員情報と交通系ICカードの紐付けによる、二重取り込みの防止 など
3.ガバナンスの強化に繋げられる
サービスの仕組みと豊富な機能でミスや不正を防ぐとともに、経路検索サービスを利用すれば、利用履歴に「利用した経路が金額・乗り換え回数・所要時間のどれを重視したものか」の情報も紐付けられ、経理や監査の担当者が経費としての妥当性を判断しやすい状態に。正しい経費利用を促進してガバナンスの強化に繋げます。
4.テレワーク中や出先でも交通費精算ができる
自動連携機能や、交通系ICカードの読み取りができるアプリ『Tap to Expense』、経費申請〜承認をいつでも・どこでも行える「SAP Cocur モバイルアプリ」を併せて活用することで、紙の書類を提出・回覧したりオフィス固定のICカードリーダーを利用したりするための出社・帰社が不要に。テレワーク先の自宅や出先などからも、手軽に交通費精算が行えるようになります。
まとめ
経費精算・管理クラウドサービス『Concur Expense』と交通系ICカードを連携すれば、交通費精算にまつわる申請・確認・承認業務を大幅に効率化できます。
『Concur Expense』の導入・運用については、コンカー社のアウトソーシングパートナーとして導入・運用のご支援を手がけるNTTデータ・スマートソーシングにご相談ください。
