請求書処理のフローとは？効率化するポイントとおすすめシステムを紹介
取引先から請求書を受け取り、支払を確定する「請求書処理」業務。現場の担当者や管理者から経理・財務部門などまでさまざまな部門が関わって進められ、売上や取引先との信頼関係にも直結する、重要かつ複雑な業務だと言えます。
今回は、そんな請求書処理の一般的な業務フローと課題、そして課題解決に役立つシステムをご紹介します。
請求書処理のフローとは
請求書処理は、一般に次のような流れで行われます。
1.請求書の受領
2.請求内容の確認
3.支払依頼書の作成・申請〜確認・承認
4.帳簿への取引内容の記載
5.支払承認・支払処理の実行
6.出金状況の確認・消込処理
7.請求書原本の保管
1.請求書の受領
取引先とのやりとりを担う現場担当者が、取引先から請求書を受領します。受領方法としては、郵送や電子メールによるもの、データ受け渡し専用のWebサイトを介する方法などさまざまあります。
2.請求内容の確認
受領した請求書について、以下のような点に誤りや認識の不一致がないか確認します（チェックする内容は契約内容や社内規定などによって異なります）。
・宛先
・発行者（取引先）名
・発行日
・取引年月日
・取引内容や利用量、項目ごとの金額
・消費税の適用税率と税額
・小計・合計金額
・支払い期限
・振込先情報や振込手数料の変更の有無 など
またインボイス制度下においては、受領した請求書がインボイス（適格請求書）かそうでないかを判別した上で、インボイスについて以下のような点を確認する必要があります。
・取引先が適格請求書発行事業者として登録されているか
・インボイスに記載すべき事項が漏れなく記載されているか
・消費税額の計算が正しく行われているか
3.支払依頼書の作成・申請〜確認・承認
請求書の内容に誤りや疑問がなければ、担当者は請求書の内容をもとに「支払依頼書」を作成して社内申請を行い、定められたフローに応じて上長などが確認・承認します。
4.帳簿への取引内容の記載
経理担当者は支払依頼書の内容に問題がないことを確認した上で、取引先名や金額、支払期限、振込先情報などの請求情報を帳簿に記載します。
5.支払承認・支払処理の実行
記帳が完了したら、経営層や財務担当者などによる支払の承認を受けて、経理担当者は支払予定を一覧化した上で支払処理を進めます。支払においては、全国銀行協会のフォーマットに則ったファームバンキング（FB）データを作成してシステムにアップロードし、オンライン上で支払を行うのが一般的です。
6.出金状況の確認・消込処理
支払処理を行った後、支払予定表と銀行口座のデータから出金状況の確認がとれたら、会計システム上で支払完了分の買掛金や未払金の残高を減らす「消込」処理を行います。すばやく消込処理を行って正しく残高を管理することが、多重請求などのミスを防ぐことにつながります。
7.請求書原本の保管
支払・消込処理が問題なく完了したら、取引先から受領した請求書の原本を保管します。法人の場合、確定申告期限翌日から原則7年間の保存が必要です。
請求書処理の課題
請求書処理業務には、次のような課題があります。
1.請求書の確認・整理に手間がかかる
2.承認フローが煩雑で時間がかかる
3.抜け漏れによる未払いのリスクがある
4.請求書の保存方法が複雑になっている
1.請求書の確認・整理に手間がかかる
郵送や電子メール、Webサイトからのダウンロードなどさまざまな方法で受領する、異なるフォーマットの請求書を取りまとめて内容に問題がないか確認し、「いつまでに・どの取引先に・どのような内容の支払を行うのか」を整理するには多くの手間がかかります。
またインボイス制度の施行によって、受領した請求書について確認すべき項目は増えており、経理担当者の負担はより大きくなっていると言えます。
2.承認フローが煩雑で時間がかかる
ミスや不正を防いで正しく請求書処理を行うために、請求書を受領してから支払処理が完了するまでには複数の部門が関わり、多くの担当者や管理者による確認・承認が行われます。
複雑な承認フローによって、紙での管理を行っている場合は特に、書類の記入や回覧、記名押印などの作業に時間がかかったり、承認者の不在などによって進行に遅れが出たりすることが経理部門の課題となります。
3.抜け漏れによる未払いのリスクがある
業務フローが複雑な上、支払依頼書の作成や起票、支払予定表への記載、振込データの作成など請求内容の手作業による転記もたびたび必要になることから、抜け漏れなどのミスが発生しやすくなります。
ミスに気づかず、正しい請求書処理が行われない場合、取引先に対する未払いなどのトラブルが起こり、信用を失ってしまうことにもつながりかねません。
4.請求書の保存方法が複雑になっている
支払処理完了後は、法制度に則って請求書の原本を正しく保存しなければなりません。2024年1月1日からは電子データで受け取った請求書について、印刷して紙の状態で保存することが原則禁止され、電子データとして保存することが義務に。紙と電子データをそれぞれ保存するか、電子データ保存に統一する対応が求められるなど、請求書の管理業務は煩雑化しています。
【請求書の管理方法について、詳しくはこちら】
請求書処理業務をデジタル化するメリット
請求書処理をデジタル化することで、次のようなメリットが得られます。
1.入力・確認・承認業務を効率化できる
2.人的ミスを防げる
3.テレワークにも対応できる
1.入力・確認・承認業務を効率化できる
システムを活用して請求書処理を自動化すると、オンライン上で申請〜承認の流れを完結させることができ、承認フローにかかる時間や労力を大幅に削減できます。
また請求書の読み取り・文字データ化や仕訳をサポートする機能を搭載したシステムを用いれば、支払依頼書や支払予定表などへの情報の転記、記帳などの業務も効率化が見込めます。
2.人的ミスを防げる
システムの活用によって、手入力による転記や書類作成、紙の書類の回覧、手作業での消込処理などをなくすことが、入力ミスや証憑の紛失、支払漏れ・遅れなどのミスが発生するリスクを抑えることにつながり得ます。
3.テレワークにも対応できる
クラウド型のシステムを活用すれば、書類の回覧・押印のための出社や帰社を必要とせず、時間や場所を問わずに請求書処理を進めることが可能に。社員のテレワークにも対応できるようになります。
請求書処理業務を効率化するおすすめシステム
請求書処理業務の効率化を実現する、おすすめのシステムをご紹介します。
1.請求書管理クラウドサービス『Concur Invoice』
2.AIクラウドサービス『Remota』
3.電子請求書システム『BtoBプラットフォーム 請求書』
1.請求書管理クラウドサービス『Concur Invoice』
『Concur Invoice』は、株式会社コンカーが提供する請求書管理クラウドサービスです。受領した請求書にまつわる情報と、支払申請・承認〜支払処理までの業務をクラウド上で一元管理し、業務プロセスの自動化を実現します。
自社の業務フローや社内規定に則った管理やチェックも簡単に行えるほか、分析レポート機能『Concur Buisiness Intelligence』との連携によって、申請・支払状況を可視化し細かく分析することもできます。
【『Concur Invoice』について、詳しくはこちら】
2.AIクラウドサービス『Remota』
『Remota』はファーストアカウンティング社が提供する、経理業務に特化したAIクラウドサービスです。請求書の読み取りや仕訳、確認など請求書処理にまつわる一連の作業を自動化し、さらにボタン一つの簡単操作で『Concur Invoice』に確定データを連携することで、経理担当者の業務の効率化を後押しします。
【『Remota』について、詳しくはこちら】
3.電子請求書システム『BtoBプラットフォーム 請求書』
『BtoBプラットフォーム 請求書』は、株式会社インフォマートが提供する電子請求書システムです。請求書の発行から受け取り、支払い金額の通知などまで請求業務全体をデータ化し、経理担当者の業務負担を大幅に改善します。
まとめ
取引先から請求書を受け取り、支払を確定する「請求書処理」業務をスムーズかつ正確に行うためには、システムを活用して自動化するのがおすすめです。
NTTデータ・スマートソーシングは、今回ご紹介した 請求書管理クラウドサービス『Concur Invoice』、AIクラウドサービス『Remota』、電子請求書システム『BtoBプラットフォーム 請求書』について、各社パートナーとして導入・運用のサポートを行っています。導入をお考えのお客様、自社の課題に合うソリューションをお探しのお客様は、ぜひご相談ください。
【NTTデータ・スマートソーシングへのお問い合わせは、こちら】
